Wie man eine Finca für Veranstaltungen auf Mallorca auswählt: Lage, Bereiche und Leistungen
Bei der Auswahl einer Finca für Veranstaltungen auf Mallorca sollten die Lage, die Zufahrt, die tatsächliche Kapazität, die Innen- und Außenbereiche, der Ausweichplan, die verfügbaren Zeiten, die enthaltenen Leistungen und die Arbeitsbedingungen für Dienstleister berücksichtigt werden.
Der Ort muss zur Art der Veranstaltung passen und ihre Durchführung erleichtern. Eine spektakuläre Finca kann schnell an Attraktivität verlieren, wenn der Reisebus nicht hineinfahren kann, das Catering keinen Servicebereich hat oder die Musik früher als erwartet enden muss.
Welche Art von Veranstaltung möchten Sie organisieren?
Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, was innerhalb des Veranstaltungsortes stattfinden soll.
Eine Hochzeit hat andere Anforderungen als eine Produktpräsentation, eine Firmenveranstaltung, Dreharbeiten, ein Konzert oder ein Geschäftsessen.
Legen Sie vor der Besichtigung von Fincas Folgendes fest:
- Ungefähre Anzahl der Teilnehmenden.
- Zeitplan.
- Format der Veranstaltung.
- Anforderungen an Bühne oder Projektion.
- Art des Caterings.
- Benötigte Außenbereiche.
- Erforderliche Privatsphäre.
- Transport.
- Auf- und Abbau.
- Verfügbares Budget.
Dadurch lassen sich Orte ausschließen, die attraktiv aussehen, aber für den tatsächlichen Ablauf der Veranstaltung nicht geeignet sind.
Wo sollte sich die Finca befinden?
Die Lage sollte sowohl aus Sicht der Teilnehmenden als auch der Dienstleister beurteilt werden.
Prüfen Sie die Entfernungen zu Hotels, Flughäfen, Ortschaften und üblichen Abfahrtsorten. Kontrollieren Sie außerdem den Zustand der Zufahrten und ob Reisebusse, Lieferwagen und technische Fahrzeuge die Finca problemlos erreichen können.
Eine ländliche Lage kann Privatsphäre, Landschaft und ein besonderes Erlebnis bieten. Dafür können ein organisierter Transport und eine deutlichere Beschilderung erforderlich sein.
Son Mesquidassa befindet sich in Felanitx, mitten in der Natur und umgeben von einem weitläufigen Olivenhain. Die Gemeinde Felanitx nennt den Ort als Veranstaltungsfläche für Hochzeiten, Feste, Konzerte, Besprechungen, Präsentationen, Kongresse, Geschäftsessen, Incentive-Veranstaltungen, Modenschauen und Dreharbeiten.
Wie lässt sich die tatsächliche Kapazität prüfen?
Es reicht nicht aus, lediglich nach der Anzahl der möglichen Gäste zu fragen.
Die Kapazität verändert sich je nach Format:
- Zeremonie mit Stühlen.
- Stehempfang.
- Bankett mit runden Tischen.
- Lange Tafeln.
- Parlamentarische Bestuhlung.
- Konferenz.
- Bühne und Publikum.
- Tanzfläche.
- Ausstellung oder Präsentation.
Bitten Sie um Pläne, Maße und Beispiele ähnlicher Aufbauten. Prüfen Sie, wie viel Platz für Laufwege, Service, Evakuierung, Bars, Bühne und technische Ausstattung verbleibt.
Eine maximale Personenzahl ohne weiteren Kontext liefert deutlich weniger Informationen, als es zunächst scheint.
Welche Bereiche sollten besichtigt werden?
Es sollten sowohl die Hauptbereiche als auch diejenigen besichtigt werden, die normalerweise nicht auf den Fotos zu sehen sind.
Prüfen Sie:
- Ankunftsbereich.
- Empfangsbereich.
- Bereiche für Zeremonien oder Präsentationen.
- Empfang.
- Bankett.
- Tanzbereich.
- Toiletten.
- Parkplatz.
- Küche oder Cateringbereich.
- Lagerräume.
- Technische Zufahrten.
- Nebenräume.
- Überdachter Ausweichbereich.
Die Veranstaltung hängt von allen diesen Bereichen ab. Die Ladezone ist vielleicht weniger fotogen als der Olivenhain, wird für den Dienstleister mit zweihundert Stühlen aber wahrscheinlich wichtiger sein.
Welche Leistungen sind enthalten?
Jede Finca arbeitet auf unterschiedliche Weise.
Einige vermieten ausschließlich die Räumlichkeiten. Andere schließen Mobiliar, Koordination, Reinigung, Sicherheit, Personal, Beleuchtung, Tonanlage oder bestimmte Dienstleister ein.
Folgende Angaben sollten schriftlich angefordert werden:
- Was in der Miete enthalten ist.
- Welche Elemente zusätzliche Kosten verursachen.
- Welche Dienstleister vorgeschrieben sind.
- Welche Dienstleister frei gewählt werden können.
- Wer die Veranstaltung koordiniert.
- Welches Personal während der Veranstaltung anwesend ist.
- Welche Aufgaben der Veranstalter übernimmt.
- Wie Reinigung und Abfälle gehandhabt werden.
- Welche Versicherungen oder Unterlagen erforderlich sind.
Angebote sollten nicht ausschließlich anhand des Endbetrags verglichen werden. Zunächst muss geprüft werden, ob sie dieselben Leistungen enthalten.
Kann ein externes Catering beauftragt werden?
Das hängt von den Regeln des Veranstaltungsortes ab.
Einige Fincas arbeiten mit festgelegten Dienstleistern. Andere erlauben eine freie Auswahl, sofern das Team die technischen und dokumentarischen Anforderungen erfüllt.
Der Cateringbereich sollte über Folgendes verfügen:
- Separaten Zugang.
- Wasser und Strom, sofern erforderlich.
- Vorbereitungsbereich.
- Lagermöglichkeiten.
- Servicewege.
- Abfallbereich.
- Geeignete Sicherheitsbedingungen.
Außerdem sollte geklärt werden, ob eine ausgestattete Küche oder lediglich ein Unterstützungsbereich vorhanden ist.
Was sollte man über Musik und Ton wissen?
Für Musik können je nach Uhrzeit, Lage, akustischen Einschränkungen und Eigenschaften des Veranstaltungsortes bestimmte Vorgaben gelten.
Fragen Sie nach:
- Spätester Endzeit.
- Lautstärkebegrenzungen.
- Bereichen, in denen Tontechnik installiert werden darf.
- Enthaltener Ausstattung.
- Notwendigkeit eines Technikers.
- Verfügbarer elektrischer Leistung.
- Regeln für Konzerte oder Auftritte.
- Möglichkeit, den Tanzbereich nach innen zu verlegen.
Ein von Natur umgebener Ort bedeutet nicht automatisch, dass bis zu jeder beliebigen Uhrzeit jede Art von Musik gespielt werden darf.
Was sollte der Ausweichplan enthalten?
Eine Finca für Veranstaltungen im Freien sollte erklären, was bei Regen, Wind oder extremer Hitze geschieht.
Der alternative Bereich muss alle Teilnehmenden aufnehmen, den Service ermöglichen und ein stimmiges Erlebnis bewahren.
In unserem Leitfaden zur Vorbereitung eines Plans B für eine Hochzeit im Freien betrachten wir die Bereiche, Fristen und Entscheidungen, die im Voraus festgelegt werden sollten.
Wie wichtig ist die Exklusivität?
Exklusivität beeinflusst die Privatsphäre, die Bewegungsabläufe und die Identität der Veranstaltung.
Prüfen Sie, ob:
- Am selben Tag mehr als eine Veranstaltung stattfindet.
- Andere Besucher oder Kunden anwesend sind.
- Einige Bereiche gemeinsam genutzt werden.
- Die Finca ihren Produktionsbetrieb fortsetzt.
- Der Parkplatz exklusiv genutzt wird.
- Der Aufbau bereits im Voraus installiert bleiben kann.
- Zugangsbeschränkungen bestehen.
Bei einer Hochzeit oder einer vertraulichen Präsentation kann die gemeinsame Nutzung von Bereichen problematisch sein. Bei einer anderen Veranstaltung spielt sie möglicherweise keine Rolle.
Wie lässt sich die Barrierefreiheit prüfen?
Die Barrierefreiheit sollte entlang des gesamten Weges geprüft werden.
Ein stufenloser Eingang allein reicht nicht aus. Der Weg vom Parkplatz zu den Hauptbereichen, den Toiletten, Höhenunterschieden und unterschiedlichen Bodenbelägen muss ebenfalls geprüft werden.
Fragen Sie außerdem nach:
- Reservierten Parkplätzen.
- Zufahrt für Unterstützungsfahrzeuge.
- Rampen.
- Breite der Durchgänge.
- Beleuchtung.
- Entfernungen.
- Alternativen bei Kies- oder Erdflächen.
Welche Genehmigungen und Versicherungen benötigt die Veranstaltung?
Die Anforderungen hängen von der Art der Veranstaltung, der Kapazität, den Einrichtungen und den gebuchten Leistungen ab.
Der Veranstaltungsort und der Organisator sollten klären, welche Genehmigungen jeweils erforderlich sind. Dies kann temporäre Konstruktionen, Musik, Aufführungen, den Verkauf oder die Ausgabe von Speisen, Sicherheitsmaßnahmen, Elektroinstallationen und Versicherungen betreffen.
Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass eine Aktivität genehmigt ist, nur weil sie technisch auf dem Gelände stattfinden könnte.
Wann sollte die Finca besichtigt werden?
Idealerweise sollte sie zu einer ähnlichen Tageszeit wie die geplante Veranstaltung besucht werden.
Dadurch lässt sich Folgendes beobachten:
- Stand der Sonne.
- Temperatur.
- Schattenbereiche.
- Natürliches Licht.
- Umgebungsgeräusche.
- Zustand der Zufahrten.
- Entfernungen zwischen den Bereichen.
- Bedarf an nächtlicher Beleuchtung.
Wenn das Projekt genauer feststeht, empfiehlt sich außerdem eine zweite technische Besichtigung mit den wichtigsten Dienstleistern.
Wichtige Fragen vor der Buchung
Klären Sie vor der Unterzeichnung:
- Welche Bereiche sind enthalten?
- Wie hoch ist die Kapazität für den jeweiligen Aufbau?
- Wird die Finca exklusiv genutzt?
- Welche Zeiten stehen zur Verfügung?
- Welcher Ausweichplan ist vorhanden?
- Welche Dienstleister sind vorgeschrieben?
- Welche Leistungen sind in der Miete enthalten?
- Wie erfolgen Auf- und Abbau?
- Welche Einrichtungen stehen dem Catering zur Verfügung?
- Welche Stornierungsbedingungen gelten?
- Welche Versicherungen oder Genehmigungen werden benötigt?
- Wie erfolgt die Zufahrt und wo kann geparkt werden?
Die Antworten sollten im Vertrag oder in den Buchungsunterlagen enthalten sein.
Der Veranstaltungsort muss für das Event arbeiten
Eine Finca ist nicht nur der Hintergrund für die Fotos.
Sie beeinflusst die Ankunft, den Ablauf, den Service, den Komfort, den Ton, das Licht und die Art und Weise, wie die Menschen während der Veranstaltung miteinander umgehen.
Son Mesquidassa präsentiert sich als gut erreichbarer Veranstaltungsort mitten in der Natur, der für private und geschäftliche Veranstaltungen vorbereitet ist. Die Einrichtungen sind von einem weitläufigen Olivenhain umgeben und ermöglichen unterschiedliche Arten von Feiern und professionellen Zusammenkünften.
Auf der Seite für Veranstaltungen bei Son Mesquidassa können Sie die Möglichkeiten des Ortes kennenlernen und weitere Informationen anfordern.
Häufig gestellte Fragen
Wann sollte eine Finca für Veranstaltungen gebucht werden?
Das hängt vom Datum, der Saison und der Art der Veranstaltung ab. Feiern an stark nachgefragten Terminen oder mit hoher Komplexität müssen in der Regel weiter im Voraus gebucht werden.
Was ist normalerweise in der Miete enthalten?
Es gibt kein Standardpaket. Die Miete kann nur den Veranstaltungsort oder zusätzlich Mobiliar, Koordination, Reinigung und weitere Leistungen umfassen. Eine detaillierte Aufschlüsselung sollte angefordert werden.
Ist eine Finca mit eigenen Dienstleistern besser?
Das hängt vom Projekt ab. Regelmäßige Dienstleister kennen den Ort, während eine freie Auswahl mehr Flexibilität bieten kann. Erfahrung, Bedingungen und Kosten sollten berücksichtigt werden.
Wie wird die Kapazität einer Finca berechnet?
Die Kapazität hängt vom Aufbau, den Laufwegen, dem Mobiliar, der Bühne, der Tanzfläche und den geltenden Vorschriften ab. Eine einzige maximale Personenzahl eignet sich nicht für alle Formate.
Kann eine Finca vor der Angebotsanfrage besichtigt werden?
Üblicherweise werden zunächst grundlegende Informationen angefordert und anschließend ein Besichtigungstermin vereinbart. Eine Schätzung der Gästezahl und der Anforderungen sollte bereits vorliegen.
Was sollte im Vertrag stehen?
Bereiche, Zeitpläne, enthaltene Leistungen, Zahlungs- und Stornierungsbedingungen, Verantwortlichkeiten, Dienstleister, Auf- und Abbau sowie sämtliche zusätzlichen Kosten.