Plan B für eine Hochzeit im Freien: Was die Location bieten sollte

Ein Plan B für eine Hochzeit im Freien sollte einen ausreichend großen alternativen Bereich, geschützte Wege, genügend Platz für den geplanten Aufbau, einen Stromanschluss, geeignete Bedingungen für das Catering und eine klare Entscheidung darüber umfassen, wann der Wechsel aktiviert wird.

Es reicht nicht aus, dass sich irgendwo auf dem Landgut ein überdachter Raum befindet. Die Zeremonie, der Empfang oder das Hochzeitsessen müssen verlegt werden können, ohne die Feier in einen Umzug mit Gästen zu verwandeln.

Warum sollte auch für eine Hochzeit im Sommer ein Plan B vorbereitet werden?

Weil eine Veranstaltung im Freien nicht nur vom Regen abhängt.

Wind kann die Dekoration, den Ton, leichte Konstruktionen und den Tischservice beeinträchtigen. Große Hitze kann dazu führen, dass eine Zeremonie in der prallen Sonne nur schwer zu genießen ist. Feuchtigkeit, sinkende Temperaturen am Abend oder ein plötzliches Gewitter können ebenfalls eine Änderung des Aufbaus erforderlich machen.

Eine Alternative vorzubereiten bedeutet nicht, auf eine Hochzeit im Freien zu verzichten. Es bedeutet, zu verhindern, dass am Tag selbst alle wichtigen Entscheidungen unter Zeitdruck getroffen werden müssen.

Für welche Teile der Hochzeit wird eine Alternative benötigt?

Jeder Teil sollte einzeln geprüft werden:

• Ankunft und Empfang der Gäste.
• Zeremonie.
• Sektempfang.
• Hochzeitsessen.
• Tanz.
• Ruhebereiche.
• Cateringservice.
• Zugang für Dienstleister.
• Parkplätze und Abreise.

Ein kurzer Regenschauer betrifft möglicherweise nur den Empfang. Bei einer schwierigeren Wettervorhersage müssen eventuell auch die Zeremonie und das Hochzeitsessen verlegt werden.

Deshalb ist es sinnvoller, mehrere Szenarien zu planen, als nur von einem allgemeinen Plan B zu sprechen.

Was sollte der alternative überdachte Bereich bieten?

Der alternative Bereich muss tatsächlich genügend Platz für alle Gäste bieten und den grundlegenden Ablauf der Feier ermöglichen.

Folgende Punkte sollten geprüft werden:

• Verfügbare Nutzfläche.
• Kapazität je nach Art des Aufbaus.
• Belüftung.
• Beleuchtung.
• Zugänge.
• Nahe gelegene Toiletten.
• Stromanschlüsse.
• Möglichkeiten für die Beschallung.
• Arbeitsbereich für das Catering.
• Barrierefreiheit.
• Schutz vor Regen und Wind.

Ein leerer Raum kann bei der Besichtigung groß genug wirken und plötzlich zu klein sein, sobald Tische, Stühle, Personal, Dekoration, Musiker und eine Tanzfläche hinzukommen.

Ist ein Festzelt immer ausreichend?

Nicht unbedingt.

Ein Festzelt kann einen Teil des Problems lösen, muss jedoch für die erwarteten Bedingungen ausgelegt, fachgerecht installiert und genehmigt sein. Außerdem benötigt es einen geeigneten Boden, Beleuchtung, Strom, Zugänge für Dienstleister und seitlichen Schutz bei Wind oder Regen.

Eine Überdachung ohne Seitenwände kann Schatten spenden und bei einem Gewitter mit Wind vollkommen nutzlos sein.

Bevor sie als gültige Lösung betrachtet wird, sollte geklärt werden, welchen Schutz sie genau bietet, welche Installation erforderlich ist und wer für den Aufbau verantwortlich ist.

Wann sollte entschieden werden, ob Plan B aktiviert wird?

Für die Entscheidung sollte gemeinsam mit der Location und den Dienstleistern eine verbindliche Frist festgelegt werden.

Catering, Mobiliar, Floristik, Beleuchtung und Tontechnik benötigen Zeit, um den Aufbau anzupassen. Wer bis zur letzten Minute wartet, riskiert, dass keine der beiden Optionen richtig umgesetzt werden kann.

Die Frist hängt von der Komplexität der Veranstaltung ab. Wichtig ist, dass sie klar definiert ist und eine Person die Befugnis besitzt, die Entscheidung zu treffen.

Es ist nicht empfehlenswert, acht Familienmitglieder vor vier Wetter-Apps zu versammeln. Das führt meist zu vielen Informationen und keiner Entscheidung.

Wer sollte den Wechsel koordinieren?

Es sollte eine einzige Person für die Koordination verantwortlich sein.

Dies kann die verantwortliche Person der Location, ein professioneller Hochzeitsplaner oder die für die Veranstaltungsproduktion zuständige Person sein. Ihre Aufgabe ist es, den Wechsel zu bestätigen und alle Dienstleister darüber zu informieren.

Außerdem muss sichergestellt werden, dass das Team Folgendes kennt:

• Die alternative Raumaufteilung.
• Die neuen Aufbauzeiten.
• Die Servicewege.
• Den Standort des Materials.
• Die Änderungen bei Ton und Beleuchtung.
• Die Art und Weise, wie die Gäste empfangen werden.

Eine gute Alternative hängt stärker von der Koordination ab als davon, wie schnell jeder Dienstleister damit beginnt, Dinge zu bewegen.

Wie wirkt sich Plan B auf das Catering aus?

Das Cateringteam muss den verfügbaren Arbeitsbereich, die Zugänge und die Entfernung zu den Servicebereichen kennen.

Wenn das Hochzeitsessen verlegt wird, können sich folgende Punkte ändern:

• Die Laufwege des Servicepersonals.
• Die Stromanschlüsse.
• Die Aufbewahrung der Lebensmittel.
• Die Ausgabe der Speisen.
• Die Position der Bars.
• Die Entsorgung der Abfälle.
• Die Lagerung des Materials.

Der alternative Bereich sollte nicht nur für die Gäste schön aussehen. Er muss dem Team auch ermöglichen, richtig zu arbeiten.

Was geschieht mit der Zeremonie?

Für die Zeremonie wird eine Alternative benötigt, die Sichtbarkeit, Akustik und eine gewisse ästhetische Wirkung bewahrt.

Die Stühle in einen beliebigen Raum zu stellen, kann das Regenproblem lösen, aber nicht unbedingt das Erlebnis retten.

Folgende Punkte sollten im Voraus festgelegt werden:

• Ausrichtung der Sitzplätze.
• Hintergrund der Zeremonie.
• Einzug des Brautpaares.
• Position der Musiker und der Tontechnik.
• Dekoration, die verlegt werden kann.
• Beleuchtung.
• Dauer des Wechsels.

Der alternative Bereich sollte während der Planung besichtigt und fotografiert werden. Er sollte nicht zum ersten Mal entdeckt werden, wenn es bereits zu regnen beginnt.

Wie sollte die Veranstaltung auf Hitze vorbereitet werden?

Eine Alternative für große Hitze kann ebenso wichtig sein wie der Schutz vor Regen.

Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden:

• Uhrzeit der Zeremonie.
• Verfügbarkeit von Schatten.
• Zugängliches Trinkwasser.
• Belüftung.
• Klimatisierte Innenbereiche.
• Schutz für ältere Menschen und Kinder.
• Aufbewahrung der Lebensmittel.
• Direkte Sonneneinstrahlung auf technische Geräte.

Eine Zeremonie im Freien auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, wenn die Sonne tiefer steht, kann den Komfort und das Licht deutlich verbessern. Romantik funktioniert besser, wenn niemand versucht, nicht zu schmelzen.

Und wenn es windig ist?

Wind wirkt sich besonders auf hohe Elemente, Textilien, Schilder, Tischdekorationen, Kerzen, Konstruktionen, Mikrofone und Lautsprecher aus.

Die Dekoration sollte unter Berücksichtigung der tatsächlichen Umgebung und nicht nur anhand eines Referenzfotos entworfen werden. Auch für Papeterie, Sitzpläne und hängende Elemente sollten Alternativen vorgesehen werden.

Die für den Aufbau verantwortlichen Fachleute müssen entscheiden, welche Konstruktionen sicher installiert werden können.

Sollte Plan B den Gästen erklärt werden?

Den Gästen muss kein Notfallhandbuch präsentiert werden. Änderungen, die ihre Ankunft, den Zeitplan oder die Kleidung betreffen, sollten jedoch mitgeteilt werden.

Eine Informationsseite, eine vorherige Nachricht oder eine Ansprechperson können dazu dienen, über Folgendes zu informieren:

• Änderung des Zugangs.
• Empfehlungen für das Schuhwerk.
• Notwendigkeit warmer Kleidung.
• Verlegung der Zeremonie.
• Änderung des Zeitplans.
• Organisierter Transport.

Die Informationen sollten kurz und praktisch sein. Die Gäste müssen wissen, was sie tun sollen, und nicht an der Veranstaltungsproduktion teilnehmen.

Was sollte bei der Besichtigung der Location gefragt werden?

Bei der Besichtigung sollten konkrete Fragen gestellt werden:

• Wo würde jeder Teil der Hochzeit stattfinden, wenn es regnet?
• Wie viele Personen passen tatsächlich in den alternativen Bereich?
• Kann der gleiche Aufbau beibehalten werden?
• Wer entscheidet über den Wechsel?
• Bis wann kann die Entscheidung getroffen werden?
• Welche zusätzlichen Kosten können entstehen?
• Wie gelangen die Dienstleister zum Bereich?
• Gibt es geschützte Wege zwischen den einzelnen Bereichen?
• Was geschieht mit Ton und Beleuchtung?
• Welche Lösungen gibt es bei Hitze und Wind?

Mit diesen Antworten lassen sich Locations fundierter vergleichen als anhand einer Galerie mit Fotos, die bei einem perfekten Sonnenuntergang aufgenommen wurden.

Plan B ist ebenfalls Teil der Veranstaltung

Eine Hochzeit im Freien muss nicht auf die Landschaft verzichten, um gut vorbereitet zu sein.

Sie benötigt eine anpassungsfähige Location, informierte Dienstleister und eine Alternative, die das Erlebnis bewahrt, wenn sich die Bedingungen ändern.

Im nächsten Schritt sollte geprüft werden, wie man ein Landgut für Veranstaltungen auf Mallorca auswählt und dabei Lage, Zufahrt, Räumlichkeiten, Dienstleistungen und tatsächliche Aufbaumöglichkeiten berücksichtigt.

Son Mesquidassa liegt mitten in der Natur, umgeben von Olivenbäumen, und bietet Raum für private Feiern und geschäftliche Veranstaltungen. In den Einrichtungen können Hochzeiten, Tagungen, Präsentationen, Kongresse, Geschäftsessen, Fachtagungen, Modenschauen und Dreharbeiten stattfinden.

Auf der Seite für Veranstaltungen bei Son Mesquidassa können Sie Informationen über die Location und die aktuellen Bedingungen anfordern.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Plan B bei einer Hochzeit im Freien vorgeschrieben?

Es besteht möglicherweise keine allgemeine Verpflichtung, er ist jedoch wichtig, um die Feier vor Regen, Wind, Hitze und anderen Veränderungen zu schützen. Die konkreten Anforderungen hängen von der Location, den Einrichtungen und dem Aufbau ab.

Wann wird entschieden, eine Hochzeit nach drinnen zu verlegen?

Die Entscheidungsfrist sollte mit der Location und den Dienstleistern vereinbart werden. Sie muss genügend Zeit lassen, um den Aufbau sicher anzupassen, ohne den Empfang der Gäste zu beeinträchtigen.

Wer bezahlt ein Festzelt oder den alternativen Aufbau?

Das hängt vom Vertrag mit der Location und den Dienstleistern ab. Es sollte bestätigt werden, welche Elemente enthalten sind und welche Lösungen zusätzliche Kosten verursachen.

Kann nur die Zeremonie verlegt werden?

Ja. Der Plan kann schrittweise aktiviert werden. Es ist möglich, nur die Zeremonie zu verlegen und den Empfang oder das Hochzeitsessen im Freien beizubehalten, wenn die Bedingungen dies erlauben.

Was geschieht, wenn der alternative Bereich weniger Kapazität hat?

Dies sollte vor der Buchung bekannt sein. Wenn der Bereich nicht genügend Platz für die erwartete Gästezahl oder den erforderlichen Aufbau bietet, stellt er keine vollständige Alternative dar.

Ist eine Veranstaltungsversicherung empfehlenswert?

Je nach Art der Feier, den gebundenen Beträgen und den Stornierungsbedingungen kann sie empfehlenswert sein. Der Versicherungsschutz und die Ausschlüsse jeder Police sollten geprüft werden.